写真がいっぱい入っているエクセル等の資料をメールに添付して送ろうとすると、容量が大きくて送信できない、または受信できないってことがあるよね。
そんな時はPDFにして送っているけど、ちょっと面倒だな。
PDFで正解だよ！
写真が多くて容量が大きいエクセル等をメール添付する方法はいくつかあるんだけど、
データの改ざんとか資料を勝手に使いまわしされたらまずいことがあるから、PDFにして送るが一番いい。
ちょっと面倒かもしれないけど、慣れてしまえば簡単なので、手順をたたきこもう。
- エクセルのシートをPDFに変換
- 印刷プレビューを使用
- 印刷範囲を指定してA4に収める
- 印刷の余白を調整してA4の真ん中に配置
- 複数シートを１つのPDFに変換
- 複数シートの選択と解除
例題として作業報告書をPDFにしていくよ。
シートをＰＤＦにする
エクセルからPDFにする方法はいくつかある。
名前を付けて保存でPDFに保存してるよ
それでもできるね！
名前を付けて保存でファイル形式をPDFにしてもいいんだけど、おすすめは印刷プレビューを使ってシートをPDFにする方法。
印刷プレビューを使った方が、印刷プレビューに表示されているものがそのままPDFになるから、わかりやすいんだ。
真ん中になるようにする
作業報告書を印刷プレビューでみてみると、
A4１枚のはずが切れて２枚になっているね。
印刷プレビューで表示された内容がそのままPDFになるから、A4に真ん中に綺麗に配置されるようにしていくよ。
印刷プレビューをいったん閉じて、エクセルの通常の画面にもどるよ。
用紙の真ん中に綺麗に収めたい部分はこの範囲って範囲を選択する。
”ページレイアウト”タブから”印刷範囲”をクリックして、”印刷範囲の設定”をクリック。
印刷プレビューを開いて余白を調整するため、”拡大縮小なし”をクリック。
“拡大縮小オプション”をクリック。
”余白”タブのページ中央の項目にある”水平”と”垂直”にチェックをいれて”OK”。
これで切れずにA4に収まったね。
シートをPDFで保存
印刷プレビューに表示されてる内容をPDFにしていくよ。
プリンターを”Microsoft Print to PDF”にして”印刷”をクリック
ファイル名をつけて”保存”をクリック
保存した場所にシートがPDFでできてるよ。
PDFで保存したいのに、なんで印刷なの？？
紙に印刷するのをPDFに印刷するイメージだよ。ちょっと無理やり感あるね(笑)
複数のシートを１つのPDFにする
他にもPDFにしたいシートがあって、それを１つのPDFにしたい時あるよね。
複数シートを１つのPDFにする方法もいくつかあるんだ。
例えば、１個づつPDFにしてアプリ等でくっつけたり。これは、有料ソフトが必要だったり広告が入ったりするよ。
いつもエクセルをPDFにする時、”名前を付けて保存”でやってる主人くん。
複数シートの場合も名前を付けて保存でやってるよ
どうやってやるの？？
保存する時に出てくる”オプション”を変更して、複数シートに対応しているんだって。
こんな感じでやり方は色々あるんだけど、ここでは印刷プレビューで複数シートをPDFにしていくよ。
印刷プレビューで確認
３つのシートを選択した状態で印刷したものがPDFになるから、まずシートを３つ選択して印刷プレビューで確認するよ。
参考複数シートの選択方法
複数シートを選択するには、まず１つ目のクリックして。
Ctrlを押しながら他のシートをクリックすると選択できるよ。
３つのシートを選択した状態で印刷プレビューを開く。
１つのシートに報告書が１枚だから、３シートで３枚のはずが５枚になっているね。
２ページ目３ページ目とみていくと、２枚目と３枚目が途中で切れてしまっている。
各シートの印刷範囲の設定
印刷プレビューからいつもの画面に戻って、各シートの報告書が真ん中に印刷されるよう、２シート目と３シート目の印刷範囲の設定をしていくよ。
参考複数シート選択した状態の解除
今３つのシートを選択した状態で印刷プレビューをみたから、複数シートを選択した状態。
でも、複数シートを選択した状態では印刷範囲の設定ができないんだ。
だから、一旦複数シートを選択した状態を解除していくよ。
3つのシートのどれからのタブの上で”右クリック”。
“シートのグループ解除”をクリック。
これで各シートを選択できるようになったから、２シート目・３シート目の印刷範囲を設定していく。
各シートがA4の真ん中になるように配置
印刷範囲を設定したから、3つのシートを選択して印刷プレビューを見てみよう。
3枚ともA4に収まって3ページになっているね。
これで完成！かと思いきや微妙に2枚目と3枚目が左上によっているので、真ん中にしていくよ。
“拡大縮小なし”をクリックして、”拡大縮小オプション”をクリック。
“余白”タブの、ページ中央の項目の”水平”と”垂直”にチェックを入れてOK。
これで、A4の真ん中に配置されたね。
複数シートをPDFに保存
3つのシートをPDFにするのは、１つのシートの時と全く同じ。
プリンターを”Microsoft Print to PDF”にして、”印刷”をクリック。
保存したPDFを見てみると、3枚まとめて１つのPDFになったね。
仕事ではエクセル・ワード・パワーポイントを使って資料作成しているよね。
だけど資料を人と共有する時、そのままエクセルの状態ではダメでPDFにした方がいい時がある。例えば…
- 改ざんされたくない時
- 使いまわしされたくない時
- データが重い時
- 正式な文書とする時
この資料共有は”そのまま”or”PDF”それが判断できて、即PDF変換できるようになると、データのやり時のダメ出しが減って効率よくなるよ。
